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[스타트업 고민상담소] 스타트업에 스마트워크를 어떻게 도입할까요?

코로나 팬데믹으로 재택근무가 확대되면서 스타트업을 비롯한 많은 일터의 모습이 바뀌었습니다. 재택근무는 업무 방식과 조직 문화의 변화로 이어져 팬데믹이 끝나도 예전으로 돌아갈 수는 없는 상황이 되었습니다. 이에 최근 각 기업들은 어떻게 스마트워크(smart work)를 할 것인가를 고민하면서 근무 방식의 변화를 시도하고 있습니다. 스타트업들도 사무실을 축소하고, 회의실로 대체하는 등 전통적인 근무 방식과 다른 여러 가지 새로운 시도를 하고 있습니다. 이에 스마트워크의 뜻과 효용성, 스마트워크의 방법과 일하는 방식, 리더의 역할 등을 문답 형식으로 알아봅니다. 본 원고는 책 <스마트워크 바이블> (최두옥 지음, 유노북스, 2021)를 참고하여 재구성하였음을 밝힙니다.  Q. 스마트워크의 뜻과 효용성에 대해 알고 싶습니다. 그리고 최근에 큰 화두로 대두되는 배경도 궁금하네요. A. 스마트워크란 같은 구성원들이 더 높은 성과를 내고 더 효율적으로 일할 수 있는 환경을 구축해 주는 것을 말합니다. 2010년대부터 유럽과 미국 등지에서 기업 환경의 변화에 따라 조금씩 시도되어 왔습니다. 그러다가 코로나 팬데믹이 시작되면서 어쩔 수 없이 재택근무를 하게 되었지요. 그 결과 불필요한 회의는 줄고, 직원들 사이에 업무에 관한 소통이 더 명확해지는 경험을 하면서 스마트워크의 중요성을 몸소 느끼게 된 것이죠. 스마트워크를 도입하면 구성원의 협업과 몰입이 극대화됩니다. 스마트오피스나 리모트워크 같은 스마트워크의 방법론을 도입하면 물리적, 심리적으로 구성원들의 몰입과 협업 수준을 높일 수 있습니다.또 성과 중심의 조직 문화가 정착됩니다. 채용, 평가, 승진 등 조직 생활의 중요한 의사 결정이 실제 성과를 기반으로 이뤄지므로 직원들이 팀의 실질적인 성과에 집중하게 됩니다.조직의 채용 경쟁력이 생깁니다. 높은 역량과 프로페셔널한 태도를 갖춘 인재들이 회사에 들어올 가능성이 높아집니다. 그들이 단순한 복지를 넘어 성과를 낼 수 있는 환경을 원하기 때문입니다.Q. 그럼 이제 스마트워크의 방법들을 소개해 주시지요. 그와 함께 주의할 점이나 잘 할 수 있는 팁을 알려주시면 좋겠습니다. A. 네, 스마트워크의 대표적인 방법으로 리모트워크가 있습니다. 리모트워크는 사무실 출근에 기반을 둔 업무 방식에서 벗어나 온라인을 디폴트로 일하는 새로운 업무방식입니다. 재택근무뿐 아니라 코워킹 스페이스 근무, 디지털 노마드, 외근, 해외 출장까지 모두 포함됩니다. 리모트워크의 기준은 ‘업무의 기반이 온라인에 있는가’입니다. 따라서 리모트워크를 도입하려면 종이 서류를 전자 파일로 변환하는 페이퍼리스(paperless)와 온라인 협업툴 도입을 진행해야 합니다.리모트워크를 도입하면 출퇴근이나 점심을 먹기 위해 이동하는 시간과 에너지를 획기적으로 줄일 수 있습니다. 갑작스런 회의나 업무 지시 등의 외부 자극이 없어서 일에 대한 몰입과 집중을 연습하고 습관화할 수 있는 기회를 갖게 됩니다. 또 출퇴근 때문에 가려져서 잘 보이지 않았던 진짜 성과가 보여, 직원들이 자연스럽게 성과에 집중하는 문화가 생기게 됩니다.리모트워크를 도입하면 회의는 화상회의로, 회식도 리모트 회식을 할 수 있습니다. 원하는 메뉴를 배달앱으로 직원들의 집으로 배달한 후 시간에 맞춰 화상회의 툴에서 만나 각자 음식을 먹으며 대화를 나눕니다. 화상회의를 하면 의사 결정이 빨라지고, 회의 시간이 줄어듭니다. 본질에만 집중할 수 있고, 참석자 사이에 문서 공유를 하면 회의록에 대한 부담도 줄어듭니다. 국내에서 리모트워크가 유난히 어려운 것은 온라인 커뮤니케이션에 약하기 때문입니다. 오프라인과 달리 온라인에서는 메시지를 보내고 상대방에게 답신을 받을 때까지 대기시간이 생깁니다. 따라서 핵심 위주로 간결한 메시지를 작성하되, 한 메시지 안에 전하고 싶은 내용이 다 담기도록 완성도를 갖추도록 연습합니다.때로 너무 복잡하고 어려운 협업 툴이 방해가 됩니다. 따라서 업무 협업 툴은 쉽고 사용하기 편리한 것을 선택해야 합니다. 또 재택근무의 노동 강도가 세서 예상외로 번아웃이 올 수 있으므로 미리 주의하고, 번아웃이 오면 조직 차원에서 진지하게 다루어야 합니다. 가끔 리모트워크를 하는 것을 불안하게 여기는 팀장이 팀원들에게 화상 카메라를 계속 켜놓으라고 하는 등 마이크로 매니지먼트를 시도하면 팀원들은 이중으로 힘이 들어 업무를 할 수 없게 됩니다. 그런 경우 팀별로 리모트워크를 달리 시행하거나 점진적으로 시도하는 등의 노력이 필요합니다.Q. 스마트워크에서 일하는 방식의 특징이 있다면 무엇인가요?A. 먼저 전통적으로 일하는 방식인 워터폴waterfall 방식은 폭포처럼 한 방향으로 흐르는 방식입니다. 상품이나 서비스를 만들 때, 리서치→기획→설계→제작→판매가 한 단계 한 단계 완벽하게 이루어지고, 순서도 변하지 않습니다. 이런 방식은 시간도 오래 걸리고, 상품이 시장에서 실패할 경우 타격이 매우 큽니다.따라서 스마트워크에서는 애자일agile 방식으로 일합니다. 시장의 변화와 고객의 니즈에 민첩하게 반응하는 방식입니다. 빠른 시간 안에 실제 고객이 사용할 시제품(MVP, Minimum Viable Product)을 만들어 고객의 반응을 살피고, 결과를 반영해 ‘기획, 설계, 제작’의 사이클을 반복합니다. 처음에는 제품이 어설퍼 보여도 시간이 갈수록 빠르게 완성도가 높아지는 것이 특징이자 장점입니다. 많은 글로벌 기업들이 애자일 방식을 이용해 매출을 올리고 있는데, 국내에서는 애자일 방식을 도입해도 실패하는 경우가 대부분입니다. 그 이유는 애자일에 대한 철학과 마인드셋에 대한 이해 없이 방법론만 가져다 쓰기 때문입니다. 애자일 방식은 고객과 시장의 반응을 빠르게 확인하는 게 핵심인데, 이해가 부족한 상태에서 방법론을 쓰니 워터폴 방식을 빠른 속도로 돌리기 일쑤입니다. 팀원들은 보고와 회의 준비를 하느라 정작 고객과 시장의 반응을 살필 여유와 시간이 부족해집니다. 임시조직TFT로 운영하여 한 팀원이 기존 부서와 에자일 팀에 동시에 소속되는 경우, 실패는 불을 보듯 뻔한 일입니다. 따라서 에자일 방식에 대한 기본 철학과 마인드셋을 충분히 습득한 후, 각 회사에 맞는 에자일 방식이 무엇인지 충분히 고민하여 도입해야 합니다.Q. 그럼 스마트워크에서는 특히 팀장이나 리더의 역할이 매우 중요하겠네요. A. 그렇습니다. 리더의 인식이 변하지 않으면 많은 돈을 들여서 스마트워크를 도입해도 효과를 볼 수가 없습니다. 리더가 팀원을 스스로 일할 수 있는 주체가 아니라 관리의 대상으로 바라보면 스마트워크는 작동되지 않습니다. 만일 팀원들에게 일을 일일이 지시하지 않으면 일이 되지 않는다고 생각하는 리더가 있다면, 일이나 프로젝트의 목적과 배경을 자세히 설명한 후 자율적으로 맡겨 보세요. 팀원들이 생각보다 좋은 결과물을 가져올 수 있습니다.스마트워크에서 리더의 역할은 마치 식물을 기르는 정원사처럼, 팁원들이 방향성을 잃고 헤매지 않돌고 팀의 비전과 목적을 공유하는 것입니다. 리더는 빠르고 효율적인 의사 결정 구조를 세팅하고 반복발생하는 조직 차원의 낭비와 커뮤니케이션 장애물을 제거해 팀원들이 일하는 환경을 제공하는 역할을 해야 합니다. 팀의 자율성을 높이는 방법으로는 목표를 단순하고, 구체적이며 명확하게 설정하는 것을 추천합니다. 또 팀원들에게 업무의 선택권을 주는 방법인데, 가급적이면 마지막 단계의 선택권을 주는 것이 좋습니다. 또한 리더는 조직의 신뢰를 높이는 역할을 해야 합니다. 그러려면 구성원들과 합의해서 원칙을 만들고, 그 원칙을 반드시 준수해야 하며, 업무 과정을 투명하게 공유해야 합니다. 이런 것들이 반복되면 그 조직은 신뢰가 높아지고, 성공적인 스마트워크를 이룰 수 있을 것입니다. 스마트워크를 도입하려는 스타트업 관계자들의 성공을 기원합니다. 

02 May 2022